Mitä tavaramerkin tosiasiallinen käyttö ja käyttönäyttö tarkoittavat ja miksi käyttötodisteiden systemaattinen kerääminen on niin tärkeää? Lakimiehemme Anne Nyström avaa blogissaan, mitä brändinhaltijoiden tulee tietää tavaramerkin käyttönäytöstä ja miten voit varmistaa, että tavaramerkkisi pysyy suojattuna.
Tavaramerkki on kuin yrityksen oma sormenjälki — se ei vain erota kilpailijoista, vaan rakentaa myös luottamusta ja uskottavuutta asiakkaiden keskuudessa. Se suojaa brändiä, avaa mahdollisuuksia markkinoilla ja varmistaa, että tunnettuuteen tehtävät investoinnit eivät mene hukkaan.
Vaikka tavaramerkkisuoja on lähtökohtaisesti ikuisesti uudistettavissa, sen voimassaolo kuitenkin edellyttää, että tavaramerkkiä käytetään tosiasiallisesti ja aktiivisesti elinkeinotoiminnassa. Kuten sanonta kuuluu: "Käytä sitä tai menetä se! — Use it or lose it!”
Mitä on tavaramerkin käyttönäyttö?
Suomen tavaramerkkilaki edellyttää, että tavaramerkki on otettu käyttöön viiden vuoden sisällä rekisteröinnistä, tai se voi olla vaarassa joutua kumotuksi käyttämättömyyden perusteella.
Kun tavaramerkkirekisteröinti on yli viisi vuotta vanha, rekisteröinti voidaan Suomessa kumota, jos tavaramerkin tosiasiallinen käyttö on ollut viisi vuotta yhtäjaksoisesti keskeytyneenä. Mikäli tavaramerkin haltija pystyy osoittamaan käyttämättömyydelle päteviä syitä, tavaramerkkiä ei välttämättä menetetä käytön puutteesta huolimatta. Tällaiset tilanteet ovat kuitenkin poikkeuksellisia ja koskevat merkinhaltijan kohtuullisen vaikutuspiiriin ulkopuolella olevia tilanteita, kuten esimerksi sotaa tai tuonti- ja vientikieltoja.
Tavaramerkin rekisteröinnin säilyttämiseksi haltijan on voitava osoittaa, että tavaramerkkiä on käytetty aidosti ja kaupallisessa yhteydessä. Tämä edellyttää erilaisten todisteiden esittämistä, joiden ei tarvitse olla välttämättä määrällisesti laajoja, mutta niiden tulee yksiselitteisesti vahvistaa, että merkkiä on käytetty juuri niille tavaroille ja palveluille, joille se on rekisteröity. Käyttötodisteista on myös ilmettävä, millä aikavälillä ja missä maantieteellisessä ympäristössä merkkiä on käytetty.
Mikäli tällaisia todisteita ei ole esittää riittävästi, tavaramerkkirekisteröinti voidaan kumota joko osittain tai kokonaan. Kilpailija voi vaatia tavaramerkkiä kumottavaksi käyttämättömyyden perusteella esimerkiksi, jos jätät väitteen heidän tavaramerkkiään vastaan tai he eivät saa tavaramerkkiään rekisteriin siksi, että sinun tavaramerkkisi on esteenä samankaltaisuuden vuoksi.
On tärkeää huomata, että lähes aina tilanne, jossa merkinhaltijan tulee esittää käyttönäyttöä puolustautuakseen tavaramerkkinsä menettämiseltä, tulee eteen yllättäen ja kiireellisesti.
Määräajat näytön toimittamiselle ovat usein sen verran lyhyitä, että aineiston selvittely ja kokoaminen alusta alkaen aiheuttaa vähintään suuren paineen yrityksessä, ja kaikkea parasta ja olennaista näyttöä ei ehkä ehditä saada mukaan. Siksi merkinhaltijan tuleekin huolehtia siitä, että tavaramerkin käyttö dokumentoidaan alusta alkaen säännöllisesti ja systemaattisesti, niin että näyttö on helposti saatavilla eikä ole esimerkiksi henkilöstövaihdosten vuoksi saavuttamattomissa.
Käyttönäytön on oltava todellista. Pelkästään symbolinen, muodollinen käyttö, jonka tarkoituksena on pyrkiä ainoastaan säilyttämään tavaramerkkisuoja, ei ole riittävää eikä sitä katsota lain edellyttämällä tavalla tosiasialliseksi, “aidoksi” tavaramerkin käytöksi. Esimerkiksi tavaramerkin käyttö yrityksen sisäisissä materiaaleissa tai hyvin satunnaisesti yksittäistilanteissa ei ole yksin riittävää. Todellinen käyttö liittyy tavaramerkin tarkoitukseen eli markkinointiin ja erottuvuuden varmistamiseen. Symbolinen käyttö palvelee vain rekisteröinnin ylläpitämistä.
Millaista käyttänäyttöä tavaramerkille tarvitaan?
Tavaramerkin tosiasiallisen käytön osoittava näyttö voi olla hyvin erilaista riippuen siitä, millaisia tavaroita ja/tai palveluja sillä on suojattu. Kuluttajatavarat, päivittäistavarat, luksustuotteet tai ammattilaisille suunnatut erikoistuotteet ovat erilaisia, ja arvioidessa käyttönäyttöä tulee huomioida olosuhteet ja kaupalliset realiteetit, missä tavaramerkkiä käytetään. Palveluiden osalta näyttö taas on usein selkeästi erityyppistä johtuen siitä, että ei ole mitään konkreettista tavaraa, mihin tavaramerkin voisi esimerkiksi kiinnittää.
Yleisellä tasolla voidaan kuitenkin todeta, että kaikkien merkinhaltijoiden on syytä pyrkiä keräämään ja säilyttämään aineistoja esimerkiksi markkinointikampanjoista, tutkimusraporteista, tietoja myynnistä ja markkinointibudjetista, yhteistyö-, asiakas- ja jakelusopimuksista sekä verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa näkyvästä käytöstä tunnuslukuineen.
Miksi tavaramerkin käyttönäyttö on tärkeää?
Tavaramerkin käyttönäyttö ei ole ainoastaan lain vaatimus, vaan myös keino suojata yrityksesi brändiin tehtyä investointia. Ensinnäkin se suojaa tavaramerkkiäsi kumoamiselta käyttämättömyyden vuoksi. Viiden vuoden mittainen käyttämättömyys voi asettaa tavaramerkin alttiiksi kilpailijoiden tai muiden tahojen kumoamisvaatimuksille, mutta koska merkinhaltijan on pystyttävä todistamaan tosiasiallinen käyttö riittävällä tavalla, menetetyksi voi joutua merkki, jota on kyllä käytetty mutta tästä ei vain ole kerätty ja säilytetty riittävää dokumentointia.
Toiseksi käyttönäyttö on valttikortti mahdollisissa oikeusriidoissa. Esimerkiksi väitteitä samankaltaisia tai identtisiäkään tavaramerkkejä vastaan tai loukkausoikeudenkäyntiä ei kannata käynnistää, jos on riski menettää oma tavaramerkki vastapuolen vaatiessa todisteita sen käytöstä.
Käyttönäytön huolellinen ja systemaattinen dokumentointi parantaa myös tavaramerkkiin ja brändiin tehdyn investoinnin arvoa, koska käyttönäyttö voi edesauttaa lisensointia, jälleenmyynti- ja franchising-järjestelyjä, rahoituksen saamista ja on keskeistä myös yritysjärjestelyissä.
Käyttönäytöstä saattaa olla konkreettista apua myös tilanteissa, joissa pitää osoittaa, että markkinoilla on sekaannusvaara toisen merkin kanssa. Dokumentaatio voi osoittaa, että tavaramerkkiä käytetään aktiivisesti elinkeinotoiminnassa ja kuluttajat yhdistävät tavaramerkin tiettyyn tuotteeseen tai palveluun, mikä helpottaa sekaannusvaaran toteennäyttämistä.
Miten käyttönäyttö dokumentoidaan?
Tavaramerkin käyttönäyttö ei perustu arvailuihin tai merkinhaltijan omiin kertomuksiin tavaramerkin käytöstä, vaan konkreettisiin todisteisiin. Seuraavat dokumentit ovat esimerkkejä siitä, millainen käyttönäyttö on usein relevanttia ja objektiivista:
- Myyntiraportit, laskut, sopimukset ja tilausvahvistukset: Näillä voidaan osoittaa, että tuotteita tai palveluita on myyty tavaramerkin alla. On tärkeää huomata, että tavaramerkkiä tulee käyttää tällaisissa asiakirjoissa, jotta näyttö osoittaa nimenomaan tavaramerkin käytön.
- Markkinointimateriaalit: Mainokset lehdissä, televisiossa ja radiossa, verkkosivut ja sosiaalisen median julkaisut ja kampanjat, joissa tavaramerkki näkyy selkeästi, ovat hyvää käyttönäyttöä. Esimerkiksi sosiaalisen median mainoksista tulisi ladata raportit, joissa näkyy kampanja-ajankohdat ja tavoitettavuus, ja verkkosivuilta voida osoittaa esimerkiksi kävijämääriä ja mistä maantieteelliseltä alueelta vierailijat saapuvat. Muistakin mainoksista olisi hyvä saada tietoa levikistä ja tavoittavuudesta, mistä voi olla suurta hyötyä myös tilanteissa, joissa tavaramerkin laajaan tunnettuuteen halutaan vedota.
- Pakkausmerkinnät ja logot: Tuotteiden pakkaukset, joissa tavaramerkki on esillä, ovat klassista käyttönäyttöä. Valokuvat pakkauksista ovat tärkeää näyttöä.
- Näkyvyys messuilla tai tapahtumissa: Ammattimessut ja muut tapahtumat, joissa brändi näkyy aktiivisesti, voivat olla hyvää näyttöä tavaramerkin aktiivisesta käytöltä. Messuilta kannattaa ottaa valo- ja videokuvaa sekä tallentaa osallistumistiedot.
- Asiakaspalautteet, joissa tavaramerkki on mainittu (esimerkiksi sähköpostit tai verkkosivujen arvostelut) sekä asiakaskyselyt ja -vastaukset, joissa tavaramerkkiä käytetään.
- Sovellukset: Jos tavaramerkillä suojataan mobiilisovellusta, tiedot sen latauksista ja käytöstä ovat tärkeitä osoittamaan tosiasiallinen käyttö.
- Toteutuskuvat ja -videot: Esimerkiksi kuvat tai videot toimitetuista palveluista (esimerkiksi koulutuksista, konsultoinneista) tai liiketiloista, joissa tavaramerkillä varustettuja tuotteita on esillä tai myynnissä.
- Projektidokumentaatio: Toimitettuihin palveluihin liittyvät asiakirjat, kuten käyttöohjeet, raportit tai analyysit.
- Tapahtumien markkinointi- ja osallistumisdokumentit (esim. ohjelmat, esitysmateriaalit, valokuvat tai videot).
- Lehdistötiedotteet, joissa tavaramerkki ja siihen liittyvät palvelut mainitaan.
- Artikkelit tai blogipostaukset, joissa tavaramerkki on esillä.
- Maininnat alan julkaisuissa tai mediassa.
- Todistukset yhteistyökumppaneilta tai jälleenmyyjiltä, jotka osoittavat tavaramerkin käytön.
- Sertifikaatit tai tunnustukset, jotka on myönnetty tavaramerkin alaisille tavaroille tai palveluille.
- Vaikuttajayhteistöihin, sisällöntuotantoon ja UGC-sisältöihin liittyvät sopimukset, tuotetut materiaalit ja raportit tavoitettavuudesta.
- Maksuliikennedokumentit, kuten tiliotteet ja maksualustojen (PayPal, Stripe ym.) raportit, joista käy ilmi tavaramerkin alla myydyt tavarat tai palvelut.
- Sähköpostikampanjat ja uutiskirjeet, joissa tavaramerkki on esillä.
- Tullausasiakirjat maastavientiin tai -tuontiin liittyen.
Yrityksen kannattaa ylläpitää säännöllistä arkistoa näistä materiaaleista, jotta käyttönäytön todistaminen on tarvittaessa vaivatonta. Hyvä tapa voi olla esimerkiksi päivittää arkistoa kuukausittain tai vähintään kaksi kertaa vuodessa, mutta yrityksillä on erilaiset tarpeet ja tavaramerkkisalkut, joten tarvittaessa kannattaa keskustella asiantuntijan kanssa miten käyttönäytön dokumentointi on viisainta hoitaa.
Käyttönäytön dokumentoinnin seurannalle on yleensä syytä nimetä vastuuhenkilö yrityksessä, ja varmistaa että yrityksessä tiedetään miten aineistoon saa pääsyn esimerkiksi, jos sellainen tarvitaan kiireellisesti vastuuhenkilön poissaolon aikana.
Miten tavaramerkin käyttönäyttöä arvioidaan?
Tavaramerkin tosiasiallista käyttöä koskeva todistelu arvioidaan kokonaisuutena ja kumulatiivisesti, mikä tarkoittaa, että yksittäisen todisteen arvo ei välttämättä ole merkittävä. Siksi käyttönäyttö on ideaalitilanteessa monipuolista, jatkuvaa ja osoittaa riittävällä tavalla tavaramerkin käytön merkinhaltijan elinkeinotoiminnassa.
Käyttönäytön tulee osoittaa ajankohta ja käytön paikka. Tästä syystä esimerkiksi valokuviin pakkauksista ja messuilta tulee merkitä ajankohta, milloin ne on otettu. Sosiaalisen median mainoskampanjoista tulisi käydä ilmi, millä maantieteellisellä alueella kampanja on toteutettu.
Miten varmistat tavaramerkin arvon säilymisen?
Tavaramerkin käyttönäyttö on yrityksen brändin ja tavaramerkin elinehto — ilman sitä yksinoikeutesi voidaan kyseenalaistaa, koska ilman dokumentoitua käyttönäyttöä tavaramerkki on kumoamisuhan alainen ollessaan yli viisi vuotta vanha rekisteröinti. Johdonmukaisesti toteuttava tavaramerkin käyttö ja sen huolellinen dokumentointi varmistavat, että tavaramerkki säilyttää arvonsa ja suojaansa liittyvät oikeudet.
Ennakoimalla tämän asian ja ottamalla sen osaksi yrityksesi brändioikeusstrategian toteutusta, voit suojata brändisi tehokkaasti ja välttää tarpeettomat riskit oikeuksien menetyksistä sekä olla varma, että pystyt puuttumaan muiden loukkaaviin toimenpiteisiin tehokkaasti.
Tarvitsetko asiantuntija-apua brändisi suojauksessa tai tavaramerkkioikeuksiesi puolustamisessa?
Lue lisää
Tutustu KP LegalLandscape -ohjelmistoomme. Se on oivallinen työkalu myös tavaramerkkien käyttönäytön systemaattiseen dokumentointiin.